Congés payés : 3 étapes avant le départ !

En cette période de début des vacances d'hiver, vous pensez peut être déjà à l'organisation de vos prochains congés pour les beaux jours… En tant que représentant du personnel, vous avez un rôle à jouer dans le processus interne de départ en congés payés. Si auparavant, les délégués du personnel occupaient la première place, désormais, depuis la loi Travail, le CE prend de l'ampleur dans ce domaine. Qui doit être consulté et quand sur l'organisation des départs en congés dans l'entreprise ? Quels sont les délais applicables ? Juritravail vous propose de détailler les 3 étapes à retenir.

Sommaire

• 1ère étape : la consultation sur la période de prise des congés payés
• 2ème étape : l'information des salariés sur la période de prise des congés payés
• 3ème étape : l'information des salariés sur l'ordre des départs en congés

Avant la Loi Travail, l'organisation des congés payés dans l'entreprise était une compétence des délégués du personnel. Désormais, si la convention collective ou l'accord d'entreprise ne prévoit pas les modalités de départ en congés, c'est le comité d'entreprise qui doit être consulté par l'employeur sur le sujet. Ce n'est qu'en l'absence de comité d'entreprise que les délégués du personnel doivent rendre un avis en la matière (1).

En tant que représentant du personnel, que vous soyez membre du CE ou DP, voici les étapes clés de l'organisation des congés dans votre entreprise.

1ère étape : la consultation sur la période de prise des congés payés

Avant toute chose, l'employeur doit définir la période de prise des congés payés. Il s'agit de la période pendant laquelle les salariés devront prendre leur congé principal, d'une durée de 12 jours ouvrables au moins (2). Cette période doit inclure obligatoirement la période légale allant du 1er mai au 31 octobre (3).

La loi prévoit que l'employeur doit prendre l'avis des représentants du personnel sur la période de prise des congés payés. Le CE ou les DP doivent rendre un avis, qui ne lie pas l'employeur cependant.

A quel moment faut-il convoquer les représentants du personnel ? Dans la mesure où la période de prise des congés commence au 1er mai et que les textes prévoient que les salariés doivent avoir connaissance de cette période au moins deux mois à l'avance (4). Rappelons que cette information se fait par tout moyen et que l'affichage n'est désormais plus obligatoire. Ainsi, le CE ou les DP doivent être consultés avant la fin du mois de Février si la période de prise des congés s'ouvre au 1er mai.

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Inscrire une question à l'ordre du jour de la réunion

Les congés payés dans l'ordre du jour de la réunion du CE

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2ème étape : l'information des salariés sur la période de prise des congés payés

Si auparavant, la période de prise des congés payés devait faire l'objet d'un affichage obligatoire dans l'entreprise, désormais, l'information des salariés sur les dates de cette période se fait par tout moyen (4).

Les salariés doivent être informés de la période de prise des congés payés deux mois avant son ouverture. Ainsi, pour une période de prise de congés qui débute au 1er mai, les salariés doivent être informés par affichage, note de service ou mail par exemple, avant le 1er mars. Ils pourront ensuite faire leur demande de congés. C'est à l'employeur que revient le dernier mot sur la fixation des dates de départ en congés des salariés. Il s'agit là de son pouvoir de direction.

Les règles de prise des congés payés

3ème étape : l'information des salariés sur l'ordre des départs en congés

C'est l'employeur qui, dans le cadre de son pouvoir de direction, fixe les dates de départ en congés de ses salariés. Il doit tenir compte de certains critères comme l'ancienneté, le cumul d'emplois et la situation familiale de chacun (5).

Lorsque l'entreprise ne ferme pas, les congés sont accordés par roulement. L'ordre des départs doit faire l'objet d'une consultation des représentants du personnel, CE et DP (5). Il s'agit d'une consultation sur les critères permettant de déterminer l'ordre et l'organisation des départs en congés dans l'entreprise et non d'une consultation sur le détail de chaque demande de congés formulée par les collaborateurs de l'entreprise. Cette consultation peut, en pratique, avoir lieu en même temps que celle sur la période de prise des congés payés.

Une fois les dates fixées, l'employeur doit les communiquer à chaque salarié au moins un mois avant le départ (6). Cette information est faite par tout moyen (annonce sur l'intranet de l'entreprise, communication d'un planning des congés du service, mail individuel, retour de feuille de demande de congés remplie préalablement par le salarié, etc.).

Le défaut de consultation des membres du comité ou des délégués du personnel sur la fixation de l'ordre des départs en congés est passible d'une contravention de 5ème classe (7), à moins que la procédure pour délit d'entrave n'ait été lancée. En effet, il n'est pas possible d'appliquer deux sanctions pénales pour les mêmes faits.

Sachez également qu'un salarié qui a pris ses congés sans autorisation de sa direction alors que l'employeur n'a pas satisfait à la procédure de consultation des représentants du personnel et à l'obligation d'information des travailleurs, ne pourra pas être sanctionné ou licencié (8).

Références :
(1) Article L3141-16 du Code du travail
(2) Article L3141-19 du Code du travail
(3) Article L3141-13 du Code du travail
(4) Article D3141-5 du Code du travail
(5) Article L3141-16 du Code du travail
(6) Article D3141-6 du Code du travail
(7) Cass. crim., 6 février 1990, n°87-82316
(8) Cass. soc., 14 décembre 2016, n°15-25293

Lucie De Lestable Juriste ​via www.juritravail.com​